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リスク回避!Googleカレンダーの活用方法

お仕事などでGoogleカレンダーを利用している人は非常に多いのではないでしょうか?
私もスケジュール管理はGoogleカレンダーを利用しています。

長年Googleカレンダーを利用していく中で私の利用方法の中に少し独自性が生まれ、私の中では非常に効率的なスケジュールの管理になっています。今回はその方法を大公開してしまおうと思います。

▼デフォルト表示時のGoogleカレンダー(クリックまたはタップで拡大表示)
Google カレンダー   2016年 4月 18日 0の週

私の中で、いくつかポイントがあります。

カレンダーのデフォルト表示を1週間単位にしています。

1週間表示以下の場合、スケジュールの時間帯がドラッグで動かせるのでパズルのようにスケジュールを組み合わせ易いです。

朝一番でスケジュールの管理を行う時間を作っています。

1日のスケジュールをシミュレーションしておくのと、先のスケジュールの変更漏れや追加作業などを更新します。

確定スケジュールと未確定スケジュールを分けています。

Googleカレンダーでは、カレンダーの追加が行えます。
やり方としては左カラムにある「マイカレンダー」の右に「▼」があるので、そこをくりっくすると「新しいカレンダーを作成」というのがあるのでクリックします。(PCの場合)
Google カレンダー   2016年 4月 18日 ~ 5月 1日
画面が切り替わるのでカレンダー名のところに「未確定」などの名前を付けて「カレンダー作成」ボタンを押すと、カレンダー画面に戻り、左カラムのマイカレンダーのところに追加したカレンダーが表示されるようになります。
予定を追加する際にカレンダーの選択ができるので、内容に合わせて選択を行います。
Google カレンダー   2016年 4月 18日 の週
編集で変更することもできるので、未確定が確定したら確定のカレンダーに切り替えます。
こうすることで、色がデフォルトで変更されているので見分けやすいのと、カレンダー毎に表示非表示もできるので、状況把握がしやすいです。

やらなければいけない作業の中で作業をしなければならない時間が固定されてしまっているものは確定スケジュールとして組み込み、そのほかは未確定スケジュールとして組み込みます。

場所の問題や期限の問題などで「このタイミングでやらなければいけない」というような作業は確定スケジュールにしてしまいます。
そのほかはその日のウチであればいつ作業しても良いような作業として未確定スケジュールにしておきます。
但し、前日には全作業を確定させます

実施する日を決める必要のない予定に関しても30分以上の作業であれば、ひとまず休日などに組み込んでおきます。

その週にやりきらなくても良いけどやっておくと良いというような緩い作業に関しても、結果的にどこかで組み込まれるべき作業時間なので、週の中に組み込みづらい場合は土日などに組み込んでおきます。基本的には実施する前提なので、朝のスケジュール管理のタイミングで組み込めそうな時に組み込んでしまいます。
もし、そのまま週末まで組み込めなければ土日に作業することを前提としています。これは、スケジュールがはまらずに、作業をずらさなければならなく、平日にはまらなくなってしまった場合も土日に組み込みます。土日にどのくらい余裕を見つけられるかは、平日次第という事になります。

やらなければいけない作業は15分未満の作業であればToDoに書き込みます。
15分以上の作業はすべてスケジュールの中に組み込みます。

15分以上の作業をすべて組み込むのがポイントです。
ある程度のまとまったカテゴリーの作業で一緒に作業できるようなものは、合わせて15分以上になるようであればスケジュールの中に組み込んでしまいます。
15分未満の作業に関してはToDoで管理します。ToDoで管理する作業は15分以内の作業なので、予定していた作業が早めに終わったときや、朝のスケジュール管理時に合わせて対応してしまっています。
Google カレンダー   2016年 4月 18日 の週aa

仕事ではないプライベートなことも30分以上必要なことであればスケジュールに組み込みます。

これも非常に重要です。プライベートな予定が週末にしか組み込めないというのは充実感が非常に低いものになってしまいます。
プライベートな時間が教養や人間関係を深めたりするので、こういったものも未確定なモノでも入れ込むようにします。
できる限り、休日だけではなく、平日にも組み込むと日々の中に潤いが生まれる感じがします。

六曜表示をしています。

Google カレンダー   2016年 4月 18日 の週bb
これはポイントというほどではないのですが、こちらのサイトで六曜表示ができるプラグインが追加できます。
打ち合わせの日などが2択になったりすることありませんか?
「●日もしくは●日どちらが良いですか?」というような時です。こういうとき、大体が早めの方が良いとか、遅めの方が良いとか、そういう基準があったりするのですが、そういうものもないような場合は、六曜で決めてしまったりしています。

その日に起こりうるリスクも入れ込みます。

マイカレンダーのところに「リスク」というカレンダーを追加しておいて、予定の中にその日に起こりうるリスクを入れておきます。私が入れることが多いのが作業負荷リスクです。1日のスケジュールがパンパンな状態で、何かの作業が少しでも遅れてしまったらその日の予定をこなしきれないような可能性があるときは、その日にリスクとして記載しておきます。新規のデザイナーに依頼したデザインが上がってくる日や、スケジュールが厳しい案件の公開日など、そういうものは、リスクとして追加しておきます。
これに合わせて、Googleカレンダーで2週間表示というのができるので、併用すると非常に便利です。
やり方としては、設定の中に、カスタムビューというのがあるのでその部分を2週間にしておきます。
すると以下のような表示が出るので選択します。
Google カレンダー   2016年 4月 18日 ~ 5月 1日cc
2週間表示にすると先の1週間も閲覧できるので、スケジュールを組む際に、リスクを回避するためにはどのようなスケジュールを組む必要があるのか、またはどのような作業を入れることでリスク回避ができるのかなどを考えて調整していくことができます。

 

このようなやり方をするとリスクなども意識しながら、パズル感覚でスケジュールの組み立てもできます。
職業によって難しい場合もあるかと思いますが、利用できる部分だけでも参考にしていただければ幸いです。