ファシリテーションの基礎とファシリテーターの役割

ファシリテーションの基礎とファシリテーターの役割

よくビジネスの場で耳にするファシリテーション。でも、ファシリテーションとはそもそも何のことを指すのか、ファシリテーターの役目とは何か、あいまいな人もいるのでは?今回は、そもそもファシリテーションとは何か、ファシリテーターがどう振舞うべきかご紹介します。

ファシリテーションとは

よくビジネスの場で耳にする「ファシリテーション」。ファシリテーションとは、ものごとや仕事の状況を容易にするという意味です。そのため、ビジネスの場では、会議を効率的に進めたり、会議の意見をまとめたり、段取りをするなどの意味で使われています。そのファシリテーションを行う人をファシリテーターと言います。つまり、会議におけるファシリテーターは、進行役にあたります。ファシリテーションがなぜビジネスの場で大事なのか。それは、ファシリテーションがマネジメント用語の一つであり、それだけ経営においても、スムーズな進行が重要であることを意味しています。

ファシリテーション成功の秘訣はゴール設定の置き方

まず抑えておきたいのが、ファシリテーターの役割です。ファシリテーターは、会議で話の流れを整えたり、参加者の発言をそれぞれに平等に促して、合意を取ったり、内容理解を促進させる役目があります。同じゴールイメージを参加者が描けるためにも、ファシリテーターがスコープを定めて、ゴールへと導いていきます。各領域により、そのゴール設定は異なってきます。

例えば

ファシリテーションの領域 ゴール
タスクのファシリテーション タスクが期限通り完了すること
会議のファシリテーション 納得感をもって結論を導き出せること
プロジェクトのファシリテーション QCDが予定通りに、プロジェクトが完遂すること
経営・事業のファシリテーション 中期経営計画を達成すること

目指すゴールは何なのかを見誤らないように、軸を決めて取り組むのがいいでしょう。そしてファシリテーターは、先入観を持たずに、その場の会議をスムーズに運営していくことに力を注ぎましょう。

ファシリテーション の価値を最大限に引き出すにはファシリテーターがカギ

ファシリテーターの役割とは、適切な場づくりを行うことなので、ファシリテーターが明確なゴール設計があるかないかで、ファシリテーションがうまくいくかは変わります。以下が一つで当てはまれば、それはファシリテーションが良くないということです。

  • いつも会議で発言するメンバーが決まっている
  • 会議が時間通りに終わらず、結局結論が出ない
  • 無駄な会議が多く、クリエイティブで構造的な会議にならない

では、ファシリテーションをうまくするためには、どうしたらいいのでしょうか。4つのポイントを意識して取り組んでみましょう。

ポイント1.会議の場を設ける

ただ、会議を設定するだけでなく、議題に適したメンバーの選定、場所の選定、時間の管理、話しやすい雰囲気づくりなど、会議が始まる前からファシリテーションは始まっています。適切なゴールを導くためには、会議の場をどうやって設計するかをしっかり戦略的に考えることが大切です。

ポイント2.意見が発しやすい雰囲気づくりと、対話の促進をする

議題に対してメンバーから自由な意見を聞き出し、受け止め、時には質問を振ってみたり、合意をとりながら、その意見に込められた意味を掘り下げていきます。なかなか場があたたまならい時には、アイスブレイクを取り入れるのが有効的です。また、アイデアを出し合う際には、ブレインストーミングを行うといいでしょう。

ポイント3.意見を整理する

議題に沿って集まったアイデアを構造的に整理しながら、採用するアイデアを絞りこんでいきます。メンバーに図解などで示しながら整理をしていくと、頭の中が共通の認識で進めやすくなります。例えば、バタフライテストポジショニングマップを取り入れるといいでしょう。このように整理するメソッドを事前に頭に入れておき、状況によって使い分けができるようにしておくと、より円滑に進行でき、意見の整理がしやすくなります。

ポイント4.落としどころを決めて参加者の合意を得る

プロジェクトの結果として、どのアイデアを採用するのかを参加者の合意を得てまとめていきます。ポイント3のステップを踏むことでロジカルに合意形成を進めていくのがオススメです。最後はクロージングとして、まとめた後に振り返りも行うと、次の場にいかすことができてより良いでしょう。

良いファシリテーション

良いファシリテーションは、良いファシリテーターの存在が欠かせません。ファシリテーターになったら、4つのポイントを抑えながらファシリテーションを行いましょう。ファシリテーターの役目をいかに遂行できるかで結果が変わってきます。先入観を持たず、ポジティブな発言を心がけ、中立的な立場で、場の進行をしていくと良いでしょう。