当社がチャットワークを採用している理由

当社がチャットワークを採用している理由

当社では、お客様および制作パートナーとのやり取りにチャットワークを利用させていただいております。

当社の場合、チャットワークを利用させていただくことで、作業負荷が5~10%落ちていると思います。
作業が10%短縮できるというのは非常に大きいことで、1か月で約20日働く場合で、2日分を短縮できるのです。
こう見ると大きく感じませんか?

そんな魅力的なチャットワークについて、チャットワークの一体何が良いのかを本記事ではお話させていただきます。

なぜメールではダメなのか

おそらく多くの方はチャットワークなどは利用せず、メールでやりとりをされているかと思います。
当社も名刺にはメールアドレスが入っていて、交流のスタート地点はメールとなります。

メールでやりとりさせていただいた後に、お客様状況などを尊重したうえで、チャットワークを進めさせていただいております。

メールにはいくつかの不自由さがあります。いくつかの例を挙げましょう。

送ったけど届いていない現象

メールでのやりとりで、相手から返信が来なかったりして、どうしたんだろう…と思って電話してみたら

「届いてませんよ?」

なんて言われたことはないでしょうか?

「送信済みフォルダには入っているので送付はされているのですが…」

「でも届いてないんですよねぇ…」

なんて不毛なやり取りをしていませんか?

仕事上、相手に的確にメッセージが届いていないのは大問題です。
そういう行き違いにより、スケジュールがズレてしまったり、お互いに疑心暗鬼になってしまったりするのは非常に勿体ないと思いませんか?

チャットワークであれば、LINEのようなタイムラインになっているので、相手と同じタイムラインを見ているため、メッセージが届いていないなんていうことは現象は起こさずに済むのです。

添付ファイルの制限が低すぎてデータが送りづらい

メールの場合、送信者または受信者のメールサーバの設定によって、送受信できるファイルのサイズは決まっています。Gmailですら25MBまでとなっています。

今どき25MB以上のデータなんて、いくらでもあります。ちょっと大きい写真を送るだけでも容量オーバーになってしまいます。

チャットワークなら、ドラッグ&ドロップするだけで最大5GBまで送付することができます。
5GBであれば、場合によっては、オンラインストレージより大きいサイズを送付できるということになります。

チャットワークならデータのやり取りもスムーズにしてくれるのです。

話の流れを辿りづらい

メールの場合、受信箱にたくさんのメールが入っていて、瞬時に、誰と、何について、どんな会話をしているか?
というのがわかりづらいデザインになっています。
仕事上、相手とは会話をします。会話とはキャッチボールなので、相手の話に対して、返答し、それに対してさらに返答が返ってくるというやりとりです。

メールの場合は、これらのキャッチボールを前回のメールを引用しながら行います。

そのため、メールの中身はごちゃごちゃになり、いったいどんな流れで何を話していたのかを把握しづくなってしまいます。

チャットワークの場合は、相手毎のタイムラインになっているため、その人とどんな会話をしていたのかが一目瞭然です。
あのメールがどこにいったのかわからない、何を話していたのかわからない
というようなことがなくなります。

相手から久しぶりの連絡がきたとしても、以前の会話の流れもつかみやすく、話がとてもスムーズになるのです。

このように、メールにはいくつかの課題があり、できる限りメールでのコミュニケーションではなく、チャットワークでのコミュニケーションへシフトできるようにしています。

Slackではなく、チャットワークである理由

チャットワークのようにチャット形式でコミュニケーションがとれるツールとして、Slackも非常に人気の高いツールです。

当社ではSlackも利用しています。ただ、基本的にはチャットワークを主体としています。

チャットワークとSlackの違い

まずは、チャットワークとSlackの違いについてお話しておきたいと思いますが、違いに関しては、別途で記事を起こしておりますのでそちらをご参照ください。

チャットワークとSlackの違い

簡単さを選ぶならチャットワーク

違いを見ていただくとわかるのですが、Slackは色々なカスタマイズができるため、自分色に染めやすく、使いこなすと色々なことができるようになって便利です。

ただ、それは、そういうことができる方に限定されます。

メールソフトを細かく使いこなせている人がどれだけいるでしょうか?

コミュニケーションの基本としては、まずは簡単にコミュニケーションが取れることが重要です。
チャットワークの場合、非常にシンプルなため、当社の顧客の中には高齢でありながら、チャットワークで当社とやり取りをしていただいている方もいらっしゃいます。
その方も「チャットワークの方が手っ取り早い」と仰っています。

当社の場合、制作パートナーはリテラシーが高いのでSlackでも良いケースはありますが、一般的なお客様とやり取りさせていただくのであれば、確実にチャットワークの方が理解が早くて便利です。

そういった理由で、当社の場合は、Slackよりもチャットワークを中心に利用させていただいております。

チャットワークの無料プランと有料プランの違い

チャットワークは、無料で提供されています。
そのため、基本的には無料プランのままで問題なくコミュニケーションをとることが可能です。

ただ、当社の場合は有料プランを利用しております。

無料プランと有料プランの違いはこちらを参照してください。

チャットワークの無料プランと有料プランの違い

ざっくり言えば、無料プランですと、
オンラインストレージの容量が少なめなので、データ送信をした場合は
自身のオンラインストレージにデータの乗せることになり、たくさんデータ送信をすると
容量オーバーになってしまうため、古いものなどを削除しなければならなくなる可能性があります。
さらに、チャットワークでは複数人で会話するためのグループチャットを作れるのですが無料の場合14グループまでしか入ることができません。

このあたりを有料にするとデータ量も多く、グループチャットも無制限になったりします。

当社の場合はエンタープライズプランに入っており、エンタープライズプランの大きなところは、社内のスタッフを登録管理できるようになったり、利用制限などを設けることができます。

当社の場合は、利用制限や管理のためというよりは、チャットワークの会話のログを保存しておくことができるため、エンタープライズプランを利用しています。

チャットワークで注意すべきこと

そんな便利なチャットワークではありますが、いくつかの注意点があります。

まずは、チャットワークが止まるとコミュニケーションが止まる事
これはメールサーバの調子が悪くて、なかなかメールが送れなくなる現象と似たような状態です。
但し、私の経験上ですと、年に2回くらい2時間くらい接続が悪い時があるくらいで、そこまでの不自由を感じたことがありません。

次が、発言者は、自分の発言を消せてしまうことです。
文字での会話のやりとりはエビデンスになり、言った言わないという問題を解消してくれますが
チャットワークの場合は、自分の発言を削除することができます。
編集した場合は、編集記録が残るので、編集改ざんはできないのですが、削除することはできてしまいます。
もちろん、会話の流れがあるので、削除すれば違和感が残り、削除したことは明白になりやすいですし、そもそもそういうことまで疑って取引するような相手はいないとは思いますが、こちらの解消方法を念のため持っておくために、当社はエンタープライズプランを契約し、念のため、定期的にチャットのログのバックアップを残すようにしています。

以上、チャットワークの利用には注意点もありますが、利用すると作業効率が上がる優れたツールです。是非、ご利用ください。

チャットワークの詳細は公式サイトへ