《初めてのzoom完全マニュアル》zoomミーティング実践 ⑥テクニック

zoomミーティング実践
③MTG招待 ④MTG操作 ⑤便利機能
⑥テクニック

これまではZoomの使用方法やテクニックをお伝えしてきましたが、ここでは、実際にオンライン会議をスムーズに進めていくためのテクニックをお伝えしていきます。
まだオンライン会議に不慣れな場合は是非活用してみてください。

通信・音声環境はオンライン会議を制する

オフラインでの会議では、発言力の強い人や喋りの上手い人が会議を支配してきました。そのため、そういう人が評価されたり、そういう人の発言が採用されやすかったかと思います。
しかし、昨今のオンライン会議では、必ずしも発言力の強い人や喋りの上手い人が会議を支配するわけではなくなってきています。

例えば、どんなに発言力のある人であったり喋りの上手い人であっても、話している途中でプツプツとノイズが混じってしまったり、声が聞こえづらかったりすれば、聞いている人からすると不快感があるため、せっかくの魅力的な内容も半減してしまうからです。
すなわち、通信環境または音声環境が悪い人は本来の能力を発揮できないのです。

逆に、そういった要因にしっかりと対応しておくと、会議を制することができるため、相手にしっかりと自分の考えを伝えるコトができたり、知ってもらう事が出来るので、オンライン会議において優位に立つことも可能です。
現在の環境があまり良くないような場合は、環境を改善することをお勧めいたします。

通信環境を改善したい場合

まず、通信環境を改善したい場合は、通信回線のプランまたはプロバイダーの変更やプロバイダーのプランの変更などで大容量通信のプランに変更するのがシンプルな対処法となります。
但し、この場合は工事が必要になったり、設定が色々と必要だったりするため、まずは今の通信環境と世の中の大手プランの通信速度などを比較し、大きく下回るような場合は、改善の検討を進めるという方が良いかと思います。

その際に、マンションなどの場合は、通信プランを変更できなかったり、プロバイダーも決まったものにしか入れないような場合もあります。
または、会社の指定の無線wifiなどを持たされているような場合も同様です。

このように、通信環境を変えるのは少し大掛かりなので、まずは次の対処法を試してみることをお勧めします。

即時的な対処方法

実は通信プランにはあまり問題がなく、実は通信回線の使用ボリュームが原因の場合もあります。マンションなどの場合は、共同の場合もあり、昨今ではリモートが増えたことにより、自宅でインターネットを繋ぎ続ける人が増えたため、通信が重くなるような場合もあります。さらには、通信回線が重かったのではなく、パソコン自体が重くて、接続が悪くなるような場合もあります。また、無線の場合はwifiルーターの場所によっても繋がりやすさが違います。あと、ゲーム機器やタブレットなどをたくさんお持ちの場合は、wifiが混線する場合もあるので、利用していない機器などは切った上で、wifiルーターを再起動させると良い場合もあります。
まとめますと

  1. 重い時間帯を把握して、できる限りその時間帯を避けるようにする
  2. パソコンの無駄なアプリケーションは落としておく
  3. wifiルーターの位置を変えてみる
  4. 利用していないゲーム機やタブレットを切ってwifiを再起動させてみる

という手段で通信環境が改善されるような場合もあるので試してみるのも良いかと思います。

音声環境を改善したい場合

通信環境も大事ですが、音声環境もとても大事です。
よくあるのが

  • よく聞こえない
  • 音が反響して聞こえにくい
  • ノイズが混じって聞き取りにくい

というパターンです。
この場合、相手側は聞き取りにくいけど聞こえるという場合は、特に指摘してこない場合があります。
ですが、実際は聞き取りにくいので、聞いている側への印象は悪くなります。

よく聞こえないという場合
マイクが遠いという可能性と声が小さいという可能性があります。
どちらもマイクの問題というのもありますが、どちらの場合も、マイクを口に近づけるだけで解決する場合もあります。ノートパソコンでオンライン会議をする場合、人によってパソコンの位置が離れている事があります。
肘をいっぱいに伸ばしてキーボードを打つくらいに距離をつけてパソコンを利用している場合は、このような場合があります。
または、声を少し大きくするという手段もあります。
家で話をする場合、どうしても少し小声になりやすくなります。
マイクによっては、ノイズを拾わないようにするために、小さい音をカットするようなものもあります。オフラインの会議くらいにはっきりと喋ることで聞こえやすくなる場合もあるので、あまり小声で喋らない方が無難かと思います。

音が反響して聞こえにくい場合ノイズが混じって聞き取りにくい場合
この両方は、イヤホンマイク(ヘッドセット)を購入することで解決するケースが多いです。

音が反響するのは、パソコンの自身のスピーカーの音を自身のマイクが拾ってしまって、それがまた自身のスピーカーから返ってきてしまう事で音がループして発生します。
ノイズが混じってしまうのはマイクが不調な場合が多いです。

そのため、イヤホンマイクまたはヘッドセットを購入することで解決しやすくなります。
イヤホンマイクやヘッドセットにも色々とありますが、筆者は以下のように大きく分類しています。

  • コード付きイヤホンマイク(ヘッドセット)
  • コードレスイヤホンマイク(ヘッドセット)

比較すると

コード付き コードレス
価格 安価に購入できます 安価なモノもありますが比較的高価になります
音質 有線であるが故に安定しやすいです ものによっては音質が良くないモノもあります
持続時間 優先なので時間を気にする必要はありません 無線なのでバッテリーの充電が必要です。1~8時間程度まで、モノによって時間は異なります。
利便性 コードが邪魔です コードがないので動き回れて快適です

というような違いがあります。

筆者の個人的な見解としては、コード付きであれば安いものを、コードレスであれば、5000円以上のものを選ぶことをお勧めします。

コードレスで安いものを選ぶと音質が酷いような場合や通信も切れやすかったりと欠陥が伴いやすいので少し奮発するくらいが良いかと思います。

筆者がオススメのものをいくつかチョイスしてみました。

筆者は一番最初のAfterShokzを利用しています。
とても高価ですがワイヤレス骨伝導ヘッドセットなので、こめかみにセットすれば音が聞こえます。そのため、耳をふさぎません。ワイヤレスなので動き回れるというのもあるので、耳を塞いでしまうと家で、インターホンがなったり、ドアをノックされたりしても気づく事ができない場合もありますが、骨伝導の場合、外からの音もはっきりと聞こえるため、例えば、子供に何かあったりした場合も気づく事ができます。
骨伝導ってちゃんと聞こえるの?と思うかもしれません。私もこれが初の骨伝導だったので疑心暗鬼でしたが、しっかりと聞こえます。購入ページのレビューにもあるように人によって振動がムズムズする人もいるようですが、慣れるとまったく気になりません。
あと頭が痛くなりそうと思うのもわかります。私も片頭痛持ちなので気になっていましたが、思ったよりも全然平気でした。逆に耳を圧迫される方が長時間利用していると片頭痛になりやすかったかもしれないです。
という理由で、効果ではありますが、AfterShokzはお勧めです。

もう少し安価で購入されたい場合は、真ん中のヘッドセットあたりがオススメです。
マイクが口の前に来るので声が届いている感があってちょっと安心します。
ノイズキャンセリングもついているので、周囲の音をできる限り落として、自分の声をしっかりと拾ってくれます。
無線のタイプはBluetoothが多いのですが、このヘッドセットはUSBのレシーバーが付いているので、付属のレシーバーをUSBに差し込めば設定なしで利用できるというのも初心者向けで良いように思います。

とりあえずお試しで買ってみたいという場合は、一番最後のイヤホンタイプで試してみるのも良いかと思います。

どれを選んでも同様ですが、必ずしも上記の商品を購入したからといって問題が解決するとは限りません。購入される際は、リンク先の掲載内容をしっかりと確認の上、自己責任でご購入下さい。

場合によっては無駄な時間を作る

これは人によって意見は分かれるところではありますが、オンライン会議になってウチな割れたものに「雑談」があります。
オフラインの時はしやすかった雑談も、オンライン会議になる事によってなくなりました。
これは「無駄な時間がなくなって良かった」とも考えられますが、雑談によって貴重な情報を得ていた人にとってはマイナスな要因となります。

本来は、これを違う形にして新しい取り組みを作り上げるべきなのかもしれませんが、すぐに雑談に代わる取り組みが行えない場合は、オンライン会議の終わりに時間が余っているようであれば、シンプルに「現在課題だと思っている事」「最近の状況」などをヒアリングしたり発言するというのも良いかと思います。
内容を業務だけに絞らず、リモートという状況だからこそ抱えている問題を共有し合う事で、雑談にもなりますし、少し距離も近づけるかと思います。
但し、相手がクライアント(お客様)で合理主義の場合、そういう雑談を嫌う場合もあるので注意が必要です。

背景に個性を出すのはファッションに個性を出すのと同じ

zoomでも使用できますが、自宅を見せたくない場合などに、自分の背景を変更できたりします。そのため、人によってとても個性的な背景に設定されている方がいます。
筆者は、あまり個性的な背景をお勧めしません。

これは、企業面接で、自分の個性を出そうとして、奇抜なファッションで面接に挑む方と変わりません。
その人自身にブランド力があり、そのブランドにマッチした背景にしているのであればブランド訴求の一環として理解できるところではありますが、それ以外の場合は、できる限りシンプルな背景をお勧めします。

奇抜な背景にすることで、相手が笑ってくれていると思っている人もいるようですが、それは「苦笑い」です。
自分の特徴は背景ではなく、自分自身の言葉と内容で作り上げていく方が良いかと思います。