《初めてのzoom完全マニュアル》ミーティング開催③準備編

《初めてのzoom完全マニュアル》zoomミーティング実践 ⑤便利機能

zoomミーティング実践
③MTG招待 ④MTG操作 ⑤便利機能

zoomにはオンラインミーティング以外にも様々な便利機能があります。
チャット」や「画面共有」などzoomだからこそできる機能が存在するので、是非使いこなして、より良いオンラインミーティングを実施できるようになりましょう。
※zoomの便利機能はたくさんあるため随時追加更新させていただきます。

チャットの使い方

zoomにはチャットの機能があります。
チャットとはLINEのようにテキストのやり取りを行うツールの事を指します。
zoomのアカウント同士でチャットのみを行う事も可能なのですが、どちらかというとzoomでのオンラインビデオ会議を行いながら利用する事の方が多いかと思いますし、便利かと思います。
zoomでのテレビ電話の最中に、提示したいURLがあったり、音声参加が出来ない人などがチャットで参加したり、言葉では曖昧になりそうな単語などをメモ程度にチャットに残すことができます。

利用方法

zoom画面の下の方にある[チャット]ボタンを押すことで「グループチャット」エリアが展開されます。「グループチャット」エリアの下方にメッセージを入力する事ができるエリアがあるので、テキストを入力してEnterキーを押すことでメッセージを送信できます。
送信先を選ぶこともできるので、指定した相手にのみメッセージを送ることも可能です。
ファイルの送信も可能なので、ちょっとしたドキュメントであればチャット上で共有する事も可能です。

保存には気をつけましょう!

このようにチャット機能はオンラインミーティングをよりスムーズに行うために必須なツールではありますが、チャットの内容はzoom会議終了後に自動保存されないため、保存しておきたい場合は、「グループチャット」エリアの右下にある[…]のボタンから[チャットの保存]を選んで保存しておく必要があります。
※チャットに添付されたファイルは保存されないのでファイルは別途、共有されたタイミングでダウンロードしておくようにしましょう。

画面共有の使い方

zoomでは画面共有ができます。自身が映しているウェブブラウザやドキュメント(パワーポイントやExcel、PDF、画像など)をオンラインミーティングに参加しているメンバーに共有する事ができます。ドキュメントだけではなく、ディスプレイに移っているモノ全てを共有する事もできるので、会議資料を共有するだけではなく、操作方法が不明な時などにレクチャーすることなども可能です。

利用方法

zoomの画面下のメニューの中にある[画面の共有]というボタンを押すとポップアップウィンドウで「共有するウィンドウまたはアプリケーションの選択」というモノが開きます。
いくつか選択肢があるかと思いますが、
大きく分けると

  • 画面(ディスプレイ画面)
  • ホワイトボード
  • iPhone/iPad
  • 現在開いているウィンドウ名

の4つに分かれます。「ホワイトボード」「iPhone/iPad」は別途切り分けてご説明します。
まずは「画面(ディスプレイ画面)」「現在開いているウィンドウ」についてご説明します。
この2つは基本的には利用方法は異なりません。
「画面(ディスプレイ画面)」または「現在開いているウィンドウ」を選ぶとそのままミーティングに参加しているメンバーに画面が共有されます。
ディスプレイで何かを動かしたり、開いているウィンドウをスクロールさせたりすると、そのままミーティング参加メンバーにもその動きが共有されます。
ウェブサイトを参照したり、パワーポイントなどのスライドショーを会議室のプロジェクターに映しだしているかのように共有する事ができます。

画面の共有を停止する

画面の共有は、共有を停止するまでは共有されたままになります。
共有を停止するためには、パソコンのディスプレイの上部に■[共有の停止]という赤いボタンがあるので、そちらをクリックする事で共有を停止する事ができます。

画面の共有時に注意する事

画面を共有する際には表示する文字の大きさなどには注意しましょう。
相手はどんなディスプレイで見ているかわかりません。
画面を共有した際には文字などに読みづらい部分がないか声をかけて確認するようにすると良いでしょう。