Notion
よみ: ノーション
ドキュメント・データベース・タスク管理・Wiki を 1 つに統合したオールインワンの情報管理ツールです。ページの中にページを入れ子にでき、表(データベース)・カンバン・カレンダーなど同じデータを複数のビューで表示できるのが特徴です。SaaSとして提供され、ブラウザとアプリのどちらからでも編集・共有できます。
実務での鉄則(運用とルールのポイント)
何でも作れる自由度の高さゆえに、「最初に運用ルールを決めること」が成功の鍵です。議事録、マニュアル、進行管理などを 1 箇所に集約し、属人化しがちな「担当者の頭の中」を組織の資産として残す情報ハブとして活用します(コンテンツカレンダーや失敗データベースの置き場にも向きます)。
- 設計を固める：ページが乱立して「どこに何があるか分からない」状態を防ぐため、トップ階層の設計、命名規則、テンプレート化を最初に固めます。
- 共有範囲の管理：社内専用、業者との共有、外部公開などの権限を都度確認し、機密情報を誤って公開しない運用が前提です。
実務での落とし穴(よくある大事故)
- 退職に伴うデータ消失：個人メモの延長で使い始め、組織に共有されないまま退職時にアカウントごと情報が消えてしまうケース。
- 意図しない外部公開(※超重要)：「Web で公開」のリンクを発行したまま放置し、検索エンジンにインデックスされて(検索結果に表示されて)機密情報が誰でも見られる状態になる大事故。
- 権限の消し忘れ：外部業者をゲスト招待し、契約が終了したのに権限を剥奪し忘れること。
- 【対策】：万が一のトラブルや他ツールへの乗り換えに備え、重要情報は定期的にエクスポート(書き出し)して、オンラインストレージなどに二重にバックアップを取っておくのが安全です。
言葉をよく利用する人
- Web 担当者(発注側)
- ディレクター
- プロデューサー
- 情シス
- マーケター
会話上での使用例
散らばった運用ドキュメントの集約を相談する場面
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Web担当者
更新手順や議事録がメールとチャットに散らばっていて、探すのに毎回手間取っています。
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ディレクター
それならNotionに集約しましょう。運用手順、議事録、失敗データベースの三つをトップに立てて、命名規則とテンプレだけ先に決めておけば散らからずに済みます。
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Web担当者
なるほど、最初にルールを固めるのが肝なんですね。
業者との共有範囲を確認する場面
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情シス
制作業者をNotionに招待したいのですが、問題ないですか。
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Web担当者
共有するページだけゲスト権限で招待しましょう。機密情報は別の階層に分けておいて、契約が終わったら権限を外し忘れないようにリスト化しておきますね。