Notion
よみ: エヌオーティーアイオーエヌ
ドキュメント・データベース・タスク管理・Wiki を 1 つに統合したオールインワンの情報管理ツール。ページの中にページを入れ子にでき、表(データベース)・カンバン・カレンダーなど同じデータを複数のビューで表示できるのが特徴。SaaS([[saas]])として提供され、ブラウザとアプリのどちらからでも編集・共有できる。
Web 担当者にとっては、議事録・仕様メモ・運用手順書・コンテンツカレンダー([[content-calendar]])・失敗データベース([[failure-db]])を 1 か所に集約する情報ハブとして使いやすい。フォルダの階層に縛られず、リンクと検索で必要な情報にたどり着ける設計なので、属人化しがちな「担当者の頭の中」を組織知として残すのに向く。
本書のスタンスは「Notion は『何でも入る』からこそ運用ルールが要」。トップ階層の設計・命名規則・テンプレート化を最初に決めないと、ページが乱立して「どこに何があるか分からない」状態になる。共有範囲(社内のみ / 業者と共有 / 公開)の設定を都度確認し、機密情報([[confidential]])を含むページを誤って外部公開しない運用が前提。
担当者が陥りやすいのは、無料感覚で個人メモとして使い始め、組織で共有されないまま退職時に情報が消えること。あわせて、ページの公開リンクを発行したまま検索エンジンにインデックスされる事故、業者にゲスト招待した権限を契約終了後も剥奪し忘れる、バックアップ([[online-storage]] へのエクスポート)を取らずベンダーロックインになる、といった落とし穴がある。重要情報は定期的にエクスポートして二重に保全しておく。
言葉をよく利用する人
- Web 担当者(発注側)
- ディレクター
- プロデューサー
- 情シス
- マーケター
会話上での使用例
運用ドキュメントの集約を相談する場面
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Web 担当者
更新手順や議事録がメールとチャットに散らばっていて探せません
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ディレクター
Notion に集約しましょう。「運用手順」「議事録」「失敗データベース」をトップに 3 つ立てて、命名規則とテンプレだけ先に決めると散らかりません
業者との共有範囲を確認する場面
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情シス
制作業者を Notion に招待したいのですが大丈夫ですか
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Web 担当者
共有する 1 ページだけゲスト権限で招待を。機密情報のページは別階層に分け、契約終了時に権限剥奪を忘れないようリスト化しておきます