公開許諾
顧客事例(導入事例)や採用ストーリーなど、社外や関係者の情報(名称・写真・発言など)を Web サイト等で公開する際に取得する「書面での同意」のことです。許諾なしでの掲載は、プライバシー侵害や契約違反といった重大なリスクを引き起こします。
実務の鉄則
許諾は必ず「事例制作の最初(企画段階)」に確保してください。後から撤回されると、制作の手戻りや公開済みコンテンツの差し替えという大事故に繋がります。また、弁護士監修のテンプレート(肖像権使用承諾書(素材ライセンス)など)を社内で用意しておくと運用がスムーズです。
必ず取得しておくべき項目(チェックリスト)
以下の項目を明確に定めておきましょう(「公開許諾」と「利用許諾」を区別する組織もあります)。
- 公開範囲：社名のみか、担当者氏名、写真、発言内容まで含むか。
- 利用媒体：自社サイト以外(印刷物、SNS、広告、営業資料など)も含むか。
- 利用期間：永続的か、期間限定か。
- その他：内容の改変の可否、撤回時の対応手順、AI 学習データ(学習機能)への利用可否。
初心者が陥りやすい罠(落とし穴)
【取得時のミス】
- 「言った言わない」の口頭合意：書面に残さず口頭で済ませた結果、後になって「そんなつもりじゃなかった」と撤回される。
- 許諾範囲の曖昧さ：Web 公開の許諾しか取っておらず、後日 SNS で告知する際に「再許諾」の連絡に追われる。
- 退職社員のリスク：社員紹介等のページで、退職後の写真の継続利用について許諾を取っていなかった。
【管理時のミス】
- 属人的なデータ管理：担当者が許諾書を個人の PC 内だけで保管しており、担当者の異動や退職時にデータが紛失・消滅してしまう(必ず社内共有のフォルダで管理しましょう)。
言葉をよく利用する人
- 法務 / 契約担当
- Web 担当者(発注側)
- 広報
- マーケター
- ライター / コピーライター
会話上での使用例
事例ページの初回打ち合わせで許諾の話を切り出す場面
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営業
お得意先のA社さん、事例ページに載せられそうですよ。
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Web担当者
ありがたいです。ではまず公開許諾の書面をお願いしたいです。社名や担当者名、写真、発言のどこまで出していいか、媒体はWebだけか印刷やSNS、広告も含むか、利用期間、撤回されたときの対応まで1枚にまとめておきたいです。口頭だけだと後で揉めやすいので、書面で残しておきましょう。
退職した社員の写真を採用ページで使い続けてよいか相談する場面
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カスタマーサポート
退職した田中さんの写真、まだ採用ページで使っているんですが、どうしましょうか。
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Web担当者
公開許諾の利用期間の条件を確認しましょう。在職中だけという取り決めなら差し替えが必要ですし、退職後も継続利用OKと本人から取れているならそのままで大丈夫です。条件が曖昧なら、念のため差し替えて撮り直しておくのが安全だと思います。